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Test de GestaCompte (module Livre)
(Article écrit par Frédéric Imbert et extrait d'Amiga News - mai 1998)


Dans le numéro de janvier d'Amiga News, je vous ai présenté GestaCompte, une suite de logiciels de comptabilité reliés par ARexx. Ce mois-ci, je m'attaque au module Livre (et non Caisse, comme je l'ai appelé dans mon dernier article) et, par conséquent, à une utilisation commerciale du produit. Afin de ne pas instaurer une polémique quant à l'efficacité et les fonctionnalités réelles de la suite GestaCompte, il convient de signaler que le but fixé n'est pas d'éradiquer de la surface terrestre les autres progiciels de gestion commerciale et de comptabilité, mais de permettre de gérer facilement, au jour le jour, une situation commerciale avec un minimum de connaissances en compta. Ceci étant dit... continuons !

L'interface

L'interface graphique reste dans le même style que celle du module Banque : simple, 100% Workbench avec effet 3D classique, huit couleurs paramétrables, avec possibilité d'ouverture sur le Workbench, etc. Les évolutions majeures des modules Banque et Livre dans les versions actuellement distribuées (informations que je ne possédais pas en ce qui concerne le module Banque) sont la localisation (anglais, français) et l'aide en ligne. En effet, GestaCompte est devenu polyglotte : seuls les types d'outils les commandes ARexx sont passés et resteront en anglais, of course !

Pour l'aide en ligne, il suffit d'appuyer sur la touche "Help" pour en bénéficier. Le tout est évidemment en français et regroupe les points importants du manuel comme les menus, les raccourcis clavier, les commandes ARexx, les différents styles d'impression, etc.

Fonctions principales

L'interface générale de Livre (fig. 1) est constituée d'un tableau comportant trois entrées (Caisse, Banque 1 et Banque 2) et trois sorties (idem), le tout séparé par la colonne des libellés. Vous saisissez les paiements de vos clients en espèces dans la colonne "Entrée Caisse", les chèques reçus en "Entrée Banque 1" (ou 2 suivant les cas). Pour les règlements fournisseurs ou toute autre sortie, c'est pareil. Livre est donc un simple module de gestion au format "recettes/dépenses". Il est à noter que dans le cas d'un dépôt d'espèces de Caisse à Banque, celui-ci ne peut se faire que si vous saisissez une ligne de "Sortie de Caisse" suivie d'une ligne d'"Entrée en Banque". C'est le meilleur moyen de ne pas se perdre dans les écritures.

GestaCompte

Livre est évidemment pourvu des fonctions de bases inhérentes à sa fonction :
  • Calcul des soldes caisse, banque et général. Attention ! on ne le dira jamais assez, en compta et même physiquement, il est impossible de trouver un solde négatif pour la caisse. Cette dernière représentant les espèces sonnantes et trébuchantes, comment pouvez-vous avoir -100 FF dans votre portefeuille ? Si un solde négatif apparaît, vérifiez vos comptes !
  • Visualisation journalière des données. Ceci permet de visualiser les recettes et dépenses au jour le jour. Les soldes sont recalculés et les totaux des colonnes représentent le chiffre d'affaires (CA pour la suite) de la journée.
  • Les fonctions couper/copier/coller (les CCC...P ? non-humour philatélique). Tout le monde sait de quoi il retourne.
  • Protection par mot de passe.
  • Opération de pointage, modification ou effacement des écritures.
  • La fonction "restaurer" permet de récupérer votre dernière sauvegarde si pour une raison quelconque Livre est dans l'incapacité de charger votre fichier principal.
Les fonctions suivantes sont purement comptables et ne sont obligatoires que dans le cas d'une utilisation ou future utilisation avec le module Compta V2.0 qui est en cours de développement (sortie prévue deuxième semestre 1998).

Comme je vous l'ai expliqué. Livre permet de saisir vos mouvements bancaires et ceux de votre caisse. De plus, le fichier de sauvegarde des données que génère Livre est conçu en vue de la création des journaux de trésorerie (banque et caisse) pour le transfert des écritures en comptabilité. Ce fichier pourra ultérieurement être importé par le module Compta V2.0.

Fonctions avancées

Elles consistent à codifier les écritures avec les références comptables, c'est-à-dire, à adjoindre à une ligne le numéro de compte adéquat extrait du plan comptable officiel. Le sens d'écriture (débit ou crédit) sera déterminé par le module.

Lors de la création des écritures (fig. 3), un champ de saisie appelé "Compte" permet de saisir le numéro. Si vous ne le connaissez pas par coeur, il vous suffit de le rechercher dans la liste à droite et de cliquer dessus. Simple, mais efficace et pratique. Il n'est donc pas nécessaire d'être un expert-comptable pour comprendre, bien que quelques notions de gestion et de compta soient utiles pour la suite de mes explications.

GestaCompte

Le module Livre V2.0 est livré avec trois plans comptables prédéfinis :
  • Plan comptable standard de base avec 245 comptes.
  • Plan comptable standard de base avec 83 comptes (professions libérales).
  • Plan comptable standard de base avec 32 comptes (formulaire 2035).
Quel que soit le plan comptable que vous adopterez, il vous sera possible de l'adapter très facilement à vos propres besoins (fig. 2).

GestaCompte

Par exemple : le compte "707000 Vente de Marchandises" regroupe les montants hors taxe des ventes. Dans le cas d'une distribution de produits à différents taux de TVA (5,5%, 20,6%, etc.) il est possible (mais pas obligatoire) de créer de nouveaux comptes du style : 707100 Vente 5,5%, 707200 Vente 20,6%, 707300 Vente EXO TVA (occasion ou autre), etc., du moment que la racine du compte (707) est conservée. Il va de soi que ceci est un exemple concernant les comptes, car dans Livre, il n'est pas obligatoire d'utiliser celui-ci. Les comptes 707 sont utilisés dans le journal des ventes qui, lui, est créé par le module Facture, mais ceci est une autre histoire que je conterai une autre fois.

ARexx

L'utilisation de Livre avec Banque se fait via ARexx. Pas besoin de tout ressaisir dans Banque. En effet, un script "Mise à jour Banque" s'occupe de tout. Il transfère les écritures pointées des colonnes Banque 1 et 2 vers les modules Banque respectifs. Un autre script utilise les traitements de texte Final Copy ou Final Writer pour les impressions des bordereaux de remise des espèces et chèques. Des feuilles de style sont fournies avec tous les modules de GestaCompte. Il vous appartient simplement de les adapter à vos besoins (logos, raison sociale, etc.). Quant à moi, je planche sur le script qui fera de même avec le sublime PageStream, mais ce n'est pas gagné. :-(

Un autre script, quant à lui, s'occupe du plan comptable : vous pouvez ajouter ou supprimer des comptes comptables, mais aussi exporter ou importer un plan comptable au format ASCII. Pour les professions médicales d'autres scripts ont été prévus.

Les plus

Depuis Livre (comme tous les modules de GestaCompte) vous pouvez lancer tout programme externe sans pour autant devoir le quitter (fig. 4). Par exemple, rien de plus facile que de lancer la calculette sur l'écran de Livre. De même, vous pouvez tout aussi bien faire se dérouler une commande CLI.

GestaCompte

L'installation se fait via Installer et je n'ai rencontré aucun problème. Tout est fait pour vous faciliter la vie.

Conclusion

Le tandem Livre/Banque fonctionne à merveille. Livre peut fonctionner seul du fait qu'il affiche les soldes. C'est suffisant si vous avez juste besoin de tenir vos comptes journaliers et qu'un comptable vous fait le reste. Je rappelle que la configuration requise nécessite au minimum le système 2.0, 1 Mo de mémoire et un disque dur. Tous les modules de cette suite sont multitâches et respectent totalement le système Amiga. Si vous avez des questions précises, n'hésitez pas à contacter AFLE, distributeur exclusif de la suite GestaCompte).

Nom : GestaCompte (module Livre).
Développeur : Fabrice Sabatier.
Distributeur : AFLE.
Genre : comptabilité.
Date : 1997.
Configuration minimale : AmigaOS 2.0, 1 Mo de mémoire, disque dur.
Licence : commercial.
Prix : 160 FF.


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